Le courrier dentreprise est dune importance primordiale. Il intervient directement dans la bonne marche des relations administratives avec les différents collaborateurs. Pour éviter toute perte ou vol de votre courrier, il convient de vous créer une boîte postale dentreprise. Cette solution, adoptée par bon nombre dentreprises, vous permet de profiter de nombreux avantages.
Les caractéristiques dune boîte postale dentreprise
Une boîte postale dentreprise représente un casier à lettres créé spécialement au sein dun bureau de poste pour permettre à lentreprise de stocker son courrier professionnel. Grâce à elle, lentreprise est libre de récupérer son courrier de manière périodique, pendant les heures de bureau.
Une boîte postale est généralement mise en location pour un abonnement périodique, par une agence postale. Lentreprise qui crée sa propre boîte postale obtient un numéro individuel ainsi quun système de verrouillage qui lui permet de stocker son courrier en toute sécurité. Un responsable interne de lentreprise peut ensuite récupérer tout le courrier, de manière ponctuelle ou périodique.
Pour chaque boîte postale créée, un numéro didentité, précédé des initiales BP (pour boîte postale) est fourni. Celui-ci doit être mentionné à chaque courrier envoyé à lentreprise, en plus de son adresse professionnelle.
Lutilité dune boîte postale dentreprise
La création dune boîte postale dentreprise permet à lentreprise de gérer son courrier de manière plus professionnelle, à défaut de posséder un service dédié. Une adresse postale dentreprise peut également servir dadresse fiscale pour lentreprise qui souhaite préserver sa vie privée ou qui ne détient pas de local professionnel pour exercer son activité.
Les atouts dune boîte postale dentreprise
Disposer dune boîte postale dentreprise permet à lentrepreneur déviter les dépenses occasionnées par la mise en place dun service de réception du courrier. Cette solution permet aussi déviter de perdre ou de se faire voler son courrier, en cas derreur dans ladresse ou du nom du destinataire. De plus, lentrepreneur est libre daller chercher son courrier sans attendre le facteur.
Le courrier professionnel envoyé à une adresse de boîte postale est plus sécurisé. De plus, celle-ci peut recevoir tout le courrier des différents départements dune même entreprise. Personnalisable en fonction des besoins de lentreprise, la boîte postale peut être mise en service de manière temporaire ou définitive.
Créer une boîte postale dentreprise
Une adresse postale dentreprise sobtient généralement à la demande, auprès du bureau de poste de secteur le plus proche. Souvent proposée en location saisonnière ou annuelle, elle exige de lentreprise de :
- remplir un formulaire dabonnement
- fournir la copie dune pièce didentité valide (CIN, passeport, permis)
- fournir un extrait KBIS
A la signature du contrat de location, lagence postale délivre une clé qui peut servir dans limmédiat à ouvrir le casier de lentreprise.
Certaines agences postales proposent aussi un service dinscription en ligne, pour lenvoi ou le transfert dun courrier en direct. Dans ce cas, un mandat de procuration est exigé par lagence pour réceptionner le courrier de lentreprise.
La société de domiciliation propose aussi un service de réception de courrier professionnel. Cette solution couvre la réception et le transfert du courrier à ladresse choisie par lentreprise.