Les différentes étapes de l’organisation d’un déplacement professionnel

Un voyage professionnel mal préparé peut tourner au cauchemar. Il est indispensable de s’y prendre calmement dans l’intérêt du voyageur, mais également de l’entreprise qui l’envoie en déplacement. L’établissement d’une check-list est recommandé pour que tout se déroule sans encombre. Avant de s’attaquer aux réservations, les éléments du voyage doivent être connus : dates, lieu, durée, modes de paiement, exigences du type de transport…

La planification d’un déplacement professionnel

Naturellement, le budget alloué doit être détaillé et le nombre de rendez-vous pris en considération. Il est nécessaire d’informer les personnes à rencontrer et de prévoir un temps de repos. Il est aussi nécessaire de préparation entre chaque activité. Les documents de travail doivent aussi être disponibles. De même que le matériel : ordinateur portable, cadeaux d’entreprise, cartes de visite, appareil photo…

Le choix du moyen de transport est dicté par le budget. Mais il convient de demander au missionnaire ses préférences en matière de place. La souscription à un abonnement présente un avantage certain en cas de déplacements professionnels réguliers. Après s’être renseigné sur les horaires, il s’avère judicieux de faire le point sur la possibilité de prendre un taxi. Notamment si l’arrivée tombe un dimanche ou en pleine nuit. Si les rendez-vous sont prévus se tenir dans plusieurs localités, le recours aux services d’une société de location de voiture est à prévoir.

Les formalités consulaires sont incontournables pour les déplacements professionnels à l’étranger. Un délai de quelques jours est parfois nécessaire, et le voyageur doit s’assurer de la validité de son passeport et de son carnet de vaccination. L’office de tourisme de la ville peut donner des indications précieuses pour se repérer en ville, ou à défaut, un plan détaillé.

Certaines chaînes hôtelières offrent des possibilités d’abonnement ou une carte de fidélité. Le choix de l’hôtel doit se faire en fonction des contraintes du voyage. Un établissement situé près de l’aéroport ou de la gare est préférable si le missionnaire doit prendre un avion ou un train pendant des heures décalées. Alors qu’un hôtel en ville est plus avantageux si des rendez-vous y sont prévus peu de temps après l’arrivée.

Les modes de paiement et les documents à détenir juste avant le départ

Des frais annexes comme les repas ou les taxis sont à prendre en compte dans l’organisation d’un déplacement professionnel. Il est plus prudent d’évaluer les besoins financiers du missionnaire en se basant sur le niveau de vie du pays de destination. Une avance sur frais est à prévoir pour l’employeur. Tandis que l’employé doit justifier de toutes ses dépenses à son retour et conserver toutes les factures.

Le missionnaire doit aussi disposer de son plan de voyage avec les horaires des vols et des trains. Ainsi que de ses titres de transports qu’on peut obtenir à l’avance. Pour un voyage à l’étranger, une fiche d’information sur le pays avec la température moyenne de la saison. La culture des habitants, les formules de politesse, les interdictions, le cours de la monnaie et les coordonnées de l’ambassade de France sur place doit être à portée de main.